“Il tempo è danaro” dicevano i nostri nonni, ricordandoci così che il tempo è una risorsa limitata e non replicabile. Con buona pace di chi si conta le rughe davanti allo specchio (e perde tempo).
Gestire il tempo significa esserne padroni, aumentando efficienza, efficacia e produttività. A questo si aggiunge il piacere personale del successo e la soddisfazione del risultato raggiunto. Avere questo obiettivo può implicare un miglioramento dell’equilibrio tra lavoro e vita privata, anche grazie alle nuove tecnologie: oggi tutti sappiamo cosa rappresenta lo smart working e le positive implicazioni che generalmente comporta.
Partendo da azioni semplici possiamo ottenere risultati significativi che ci spingeranno a focalizzare ulteriormente la nostra attenzione su cosa facciamo e su come lo facciamo. E’ evidente che non possiamo individuare a priori soluzioni valide per tutti: ognuno di noi troverà poi le modalità più consone alla sua personalità ed alla propria condizione lavorativa e di vita.
E’ la strutturazione sistematica del proprio tempo (gestione del tempo) basata sulle priorità di allocazione temporale e la distribuzione dello stesso tra richieste coerenti, con l’obiettivo del miglior risultato nel minor tempo possibile.
Come migliorare la propria gestione del tempo? Migliorando le proprie capacità decisionali, riducendo livelli di stress, incrementando l’autostima ed il tempo libero: non poco!
Molti di noi riescono, anche inconsapevolmente, ad organizzare il proprio tempo in maniera efficiente; per alcuni è una capacità innata, per altri no. In ogni caso tutti noi, focalizzandoci sul tema, possiamo migliorare i nostri risultati e di conseguenza il time management.
Il tempo che passeremo ad organizzare le nostre attività rappresenta un investimento altamente remunerativo; sottrarci a questo imperativo è come agire senza pensare, incorrendo inevitabilmente in errori clamorosi.
Cerchiamo ora di capire in concreto di cosa si tratta. L’attività di time management, spesso menzionate nella nostra attività di consulenza di direzione e affiancamento manageriale, comporta l’individuazione di vari elementi, che possiamo così sintetizzare:
1.La pianificazione degli obiettivi: si tratta di redigere l’elenco della spesa, ossia le attività da fare. Partendo dalla scelta di uno strumento a noi più consono (che può essere una semplice agenda o un software specifico) è necessario creare un piano giornaliero. In questo modo ci obblighiamo inconsapevolmente a soppesare le situazioni da affrontare e questo implica una gestione più efficiente del tempo. Abituarci a questa analisi ci porterà ad eseguire molte più attività di quelle che potremmo pensare: ci stupiremo di noi stessi!
2. La definizione degli obiettivi. Gli obiettivi devono rispondere all’acronimo smart, ossia essere:
Attenzione: se manca una sola caratteristica Smart, l’obiettivo è difficilmente realizzabile.
3. Impostazione delle scadenze: partendo dall’individuazione delle priorità, imposto una temporizzazione delle stesse.
In questa fase ci viene in aiuto il sistema delle 4D:
È evidente che il sistema delle 4D è basato su una seria valutazione delle attività che non può essere ricondotta a schemi rigidi: sarà la nostra sensibilità a distinguere ciò che è rinviabile da quello che non lo è.
4. Deleghe della gestione: aumenta il tuo tempo.
5. Allocazione del tempo in base alle priorità: cosa anteporre (ed implementare) e cosa rinviare (o ridurre).
6. Analisi e monitoraggio: una volta così impostata ed attuata la gestione del tempo, inizia la fase di analisi e monitoraggio, cioè la verifica dei risultati raggiunti. Partendo dall’assioma che ciò che non si misura non può essere valutato e ciò che non è valutato non può essere gestito, risulta indispensabile dare un valore, anche misurato in maniera grossolana.
E’ quindi indispensabile dare un valore ai risultati raggiunti, per capire se gli stessi siano validi o meno, per poi cercare di capire come migliorare ulteriormente la prestazione.
Abbiamo sino ad ora letto tante belle parole e molti concetti, che tra loro si sovrappongono fino a confonderci. E allora chiariamoci le idee con la matrice di Eisenhower, il generale americano della II Guerra Mondiale, che poi divenne Presidente degli Stati Uniti d’America. Egli sosteneva che ciò che è importante raramente è urgente, e ciò che è urgente raramente è importante: il rischio conclamato è che l’urgenza soverchi l’importanza!
ATTIVITA’ | urgente | non urgente |
importante | CRISI Si tratta di situazioni non delegabili di emergenza, come scadenze di attività importanti o problemi improrogabili, che vanno ridotte al minimo indispensabile | OPPORTUNITA’ Sono le attività da sviluppare al massimo: pianificazione e progettazione delle attività |
non importante | INGANNO Situazioni da limitare al massimo, come scadenze di attività non importanti: qui la soluzione è delegare! | SPRECO In genere costituiscono una perdita di tempo, come WhatsApp, social network, email non importanti: tutte cose che, se vogliamo, possiamo eliminare |
Provate a meditare sulle vostre attività e a collocarle all’interno della tabella; questo semplice esercizio vi darà importati spunti di riflessione.
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