La gestione del tempo: cosè il time management

Time management: introduzione alla gestione del tempo

 “Il tempo è danaro” dicevano i nostri nonni, ricordandoci così che il tempo è una risorsa limitata e non replicabile. Con buona pace di chi si conta le rughe davanti allo specchio (e perde tempo).

Gestire il tempo significa esserne padroni, aumentando efficienza, efficacia e produttività. A questo si aggiunge il piacere personale del successo e la soddisfazione del risultato raggiunto. Avere questo obiettivo può implicare un miglioramento dell’equilibrio tra lavoro e vita privata, anche grazie alle nuove tecnologie: oggi tutti sappiamo cosa rappresenta lo smart working e le positive implicazioni che generalmente comporta.

Partendo da azioni semplici possiamo ottenere risultati significativi che ci spingeranno a focalizzare ulteriormente la nostra attenzione su cosa facciamo e su come lo facciamo. E’ evidente che non possiamo individuare a priori soluzioni valide per tutti: ognuno di noi troverà poi le modalità più consone alla sua personalità ed alla propria condizione lavorativa e di vita.

Cos’è il time management

E’ la strutturazione sistematica del proprio tempo (gestione del tempo) basata sulle priorità di allocazione temporale e la distribuzione dello stesso tra richieste coerenti, con l’obiettivo del miglior risultato nel minor tempo possibile.

Come migliorare la propria gestione del tempo? Migliorando le proprie capacità decisionali, riducendo livelli di stress, incrementando l’autostima ed il tempo libero: non poco!

Molti di noi riescono, anche inconsapevolmente, ad organizzare il proprio tempo in maniera efficiente; per alcuni è una capacità innata, per altri no. In ogni caso tutti noi, focalizzandoci sul tema, possiamo migliorare i nostri risultati e di conseguenza il time management.

Il tempo che passeremo ad organizzare le nostre attività rappresenta un investimento altamente remunerativo; sottrarci a questo imperativo è come agire senza pensare, incorrendo inevitabilmente in errori clamorosi.

Cerchiamo ora di capire in concreto di cosa si tratta. L’attività di time management, spesso menzionate nella nostra attività di consulenza di direzione e affiancamento manageriale, comporta l’individuazione di vari elementi, che possiamo così sintetizzare:

1.La pianificazione degli obiettivi: si tratta di redigere l’elenco della spesa, ossia le attività da fare. Partendo dalla scelta di uno strumento a noi più consono (che può essere una semplice agenda o un software specifico) è necessario creare un piano giornaliero. In questo modo ci obblighiamo inconsapevolmente a soppesare le situazioni da affrontare e questo implica una gestione più efficiente del tempo. Abituarci a questa analisi ci porterà ad eseguire molte più attività di quelle che potremmo pensare: ci stupiremo di noi stessi!

2. La definizione degli obiettivi. Gli obiettivi devono rispondere all’acronimo smart, ossia essere:

Attenzione: se manca una sola caratteristica Smart, l’obiettivo è difficilmente realizzabile.

3. Impostazione delle scadenze: partendo dall’individuazione delle priorità, imposto una temporizzazione delle stesse.

In questa fase ci viene in aiuto il sistema delle 4D:

• Delete (cancella): elimina le attività non importanti. Vilfredo Pareto istituì la regola 20/80: l’ottanta per cento dei risultati generalmente deriva dal 20% delle azioni. Al di là della precisione numerica, il tema da sviluppare è la massimizzazione dell’efficienza. Devo individuare ed espandere le attività altamente remunerative;
• Delegate (delega): consente di incrementare il proprio tempo a disposizione; al contempo motiva i nostri collaboratori, che a loro volta verranno convolti in un processo di crescita. Steve Job diceva che non assumiamo persone ma intelligenze, e come tali vanno stimolate;
• Defer (rinvia): alcune attività non importanti vanno rinviate ma attenzione a non cadere nell’errore di procrastinare metodologicamente: ci faremmo del male da soli;
• Do (fare): alcune attività vanno fatte immediatamente, senza remore.

È evidente che il sistema delle 4D è basato su una seria valutazione delle attività che non può essere ricondotta a schemi rigidi: sarà la nostra sensibilità a distinguere ciò che è rinviabile da quello che non lo è.

4. Deleghe della gestione: aumenta il tuo tempo.

5. Allocazione del tempo in base alle priorità: cosa anteporre (ed implementare) e cosa rinviare (o ridurre).

6. Analisi e monitoraggio: una volta così impostata ed attuata la gestione del tempo, inizia la fase di analisi e monitoraggio, cioè la verifica dei risultati raggiunti. Partendo dall’assioma che ciò che non si misura non può essere valutato e ciò che non è valutato non può essere gestito, risulta indispensabile dare un valore, anche misurato in maniera grossolana.

E’ quindi indispensabile dare un valore ai risultati raggiunti, per capire se gli stessi siano validi o meno, per poi cercare di capire come migliorare ulteriormente la prestazione.

Come individuare le priorità nella gestione del tempo: la matrice di Eisenhower

Abbiamo sino ad ora letto tante belle parole e molti concetti, che tra loro si sovrappongono fino a confonderci. E allora chiariamoci le idee con la matrice di Eisenhower, il generale americano della II Guerra Mondiale, che poi divenne Presidente degli Stati Uniti d’America. Egli sosteneva che ciò che è importante raramente è urgente, e ciò che è urgente raramente è importante: il rischio conclamato è che l’urgenza soverchi l’importanza!

ATTIVITA’	urgente	non urgente
importante	CRISI Si tratta di situazioni non delegabili di emergenza, come scadenze di attività importanti o problemi improrogabili, che vanno ridotte al minimo indispensabile	OPPORTUNITA’ Sono le attività da sviluppare al massimo: pianificazione e progettazione delle attività
non importante	INGANNO Situazioni da limitare al massimo, come scadenze di attività non importanti: qui la soluzione è delegare!	SPRECO In genere costituiscono una perdita di tempo, come WhatsApp, social network, email non importanti: tutte cose che, se vogliamo, possiamo eliminare

Provate a meditare sulle vostre attività e a collocarle all’interno della tabella; questo semplice esercizio vi darà importati spunti di riflessione.

Consigli pratici sulla gestione del tempo

• Pianifica la giornata che devi affrontare;
• Cose veloci: falle subito e non pensarci più! Questa regola riduce l’ansia e lo stress; talvolta si fa più fatica a ricordare di fare una cosa che farla;
• Le cose vanno fatte e risolte in una volta sola: riprendere in mano un’attività comporta rifocalizzarsi sul tema, ricordare di cosa si tratta, cosa si è fatto, a quale risultato parziale siamo giunti, cosa dobbiamo ancora fare per concludere la vicenda: un sacco di passaggi che ci siamo dimenticati e dobbiamo ricostruire, con connessa enorme perdita di tempo e possibilità di errori incrementata a livello esponenziale.
• Crea delle zone temporali (slot) in cui non si può essere disturbati: in tale fascia temporale puoi lavorare serenamente senza che nessuno disturbi la tua concentrazione.

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